Unser Mandant, ein international anerkanntes Medizintechnikunternehmen, sucht für seine deutsche Repräsentanz in Ratingen, nahe Düsseldorf, eine Office Managerin (m/w/d). Ihre Multitasking-Rolle ist es, ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen und zu pflegen, um ein hohes Maß an organisatorischer und koordinativer Effizienz zu gewährleisten. Sie sind in der Lage den reibungslosen Ablauf des Büros und des Kundendienstes sicherzustellen und die Betriebsabläufe und den täglichen Betrieb in Absprache mit der Niederlassungsleitung und dem Headquarter stetig zu verbessern.

Office Managerin (m/w/d) Ratingen / Düsseldorf

Ref. Nr. 316310

Aufgaben:

  • Fähigkeit, die Büro-Effizienz durch eine gezielte Planung und Umsetzung, unter Zurhilfenahme sämtlicher Office-Tools zu steigern
  • Geschick, das Tagesgeschäft zu planen, zu organisieren, Arbeitsabläufe aufzubauen, zu überwachen und ggf. Optimierungen vorzunehmen, um die Qualität des Kundendienstes zu maximieren
  • Gestalten und implementieren von Büroabläufen durch Festlegung von Standards und Verfahren, prüfen Verstöße in den Abläufen und nehmen notwendige Anpassung vor
  • Bereitstellung administrativer Unterstützung (Textverarbeitung, Vorbereitung der Geschäftskorrespondenz, Kalkulationstabellen, usw.)
  • Unterstützung des Verkaufsteams durch innerbetriebliche Zuweisung und Abstimmung mit zuständigen Abteilungen oder Einzelpersonen zur Beantwortung von Kundenanfragen
  • Fähigkeit, erfolgreiche sowie langfristige Beziehungen mit Kunden aufzubauen und die Teams zu führen, zu motivieren und zu entwickeln
  • Zusammenarbeit mit dem Facility Management, um die Bürosicherheit zu gewährleisten
  • Koordination und (rechtliche) Überprüfung von Lieferanten- sowie Dienstleistungsverträgen, wie auch der Geschäftsbeziehungen
  • Identifizierung und Umsetzung von Strategien zur Verbesserung der Servicequalität, Produktivität und Rentabilität
  • Erstellung und Bearbeitung von Analysen, Texten und Präsentationen
  • Koordination von Terminen, Meetings und Workshops
  • Reiseplanung und -abrechnung

Profil:

  • Erfolgreich abgeschlossenes Studium ODER kaufmännische Ausbildung zur/zum Fremd­sprachen­sekretär/in, Kauffrau/mann für Bürokommunikation, Industriekaufmann/frau, o.ä., 2 Jahre praktische Berufs­erfahrung im Assistenz­bereich wünschenswert, idealer­w
  • Sehr gute Organisationsfähigkeit mit Blick für das Detail
  • Exzellentes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift sowie fließende Englischkenntnisse
  • Sie verfügen über ein gutes Organisations­geschick, eine gute Allgemein­bildung sowie sicheres und gewandtes Auftreten
  • Analytisches Denkvermögen sowie strukturierte, selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise
  • Sie stellen insgesamt eine/n kommunikations­starke/n und kompetente/n Gesprächs­partner/in dar, die/der eine über­zeugende Persön­lich­keit besitzt
  • Motivation, in einem gesunden, inter­nationalen Unter­nehmen mit führender Markt­stellung und einer erfolg­reichen Produkt­palette zu arbeiten
  • Sie haben eine hohe Eigen­motivation, sind zu­ver­lässig, freundlich und sehr ver­trauens­würdig
  • Sicherer Umgang mit relevanten Office Anwendungen (MS Office Paket)
Region/Ort
Nordrhein-Westfalen

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